Excel打卡记录统计：一键生成考勤汇总表 上

  如何快速将考勤打卡机导出的打卡记录表整理汇总成考勤统计表，让每位员工的出勤天数、迟到、早退、加班情况一目了然？你要设计制作一个考勤汇总模板文档——有了它就可以一键生成需要的汇总统计表。本篇介绍如何绘制汇总表、如何整理打卡数据，为自动统计打下基础。

  比如每个月底最让小青头疼的就是公司的考勤表汇总。她是一家小公司的HR，每个月都要制作考勤汇总表。

  公司使用的是指纹考勤机，月底虽能从机器里导出员工打卡记录文件（xlsx格式，每天一张工作表），但是机器导出的数据只有员工编号和对应的打卡时间。

  小青需要将每日打卡记录工作表中的原始数据，整理并汇总生成如下考勤汇总表，直接反映出员工的迟到早退、加班金额：

  2）根据打卡时间并结合公司考勤规则判断考勤状态：正常、迟到/早退、加班；将打卡时间与考勤状态组合成一个综合考勤值，如“08:56:39（正常）”；

  3）判断打卡时间的归属时段：9点段（开始上班）、18点段（开始下班）、19点段（开始加班）；

  4）将每个人每天的综合考勤值，如08:56:39（正常），按打卡时间分别归属到对应的时段（9:00、18:00、19:00）下；

  5）计算当日的出勤奖罚合计金额：迟到/早退罚款+加班奖励。（如果您的公司在汇总阶段不合计两者，可以分别列出迟到/早退罚款、加班奖励。）

  因为每个月导出打卡记录数据非常多，又没有模板可用，所以月底时小青总会通宵加班干这事！

  新建一个Excel文件，将sheet 1工作表重命名为“汇总表”。保存文件，命名为“汇总表模板”，格式为xlsm（Excel启用宏的工作簿）。

  在A1单元格输入“2022年11月考勤汇总表”字样，选中A1:G1，设置对齐方式为“跨列居中”，这样做才能够在视觉上实现合并单元格的效果。注意：“2022年11月考勤汇总表”中的年必须是四位数，月必须是两位数，不足位数的在前面加0占位，如2月，就写成02月。

  在D2单元格输入公式“=MID($A$1,1,4)&MID($A$1,6,2)&01”生成与打卡记录表名称一样的日期。将公式向右填充到G2单元格，完成第一天日期数据的填充。

  用MID函数分别提取A1中前四位数字“2022”，第6、7位数字“11”，并使用“&”符号将字符“01”和它们连在一起组成“20221101”，表示第一天。

  汇总表中的日期与打卡记录表名称尽可能（非必须）保持一致！可能的话，应根据导出的打卡记录表名称样式来写公式生成日期。

  定位到H2单元格输入公式“=D2+1”，向右拖至K2单元格，完成“20221102”的填充。选中H2:K2区域，向右拖直到生成四个“20221131”为止。生成“20221131”是为满足所有月的需要。

  通过当前公式设置，如果A1中的年份和月份修改了，则第二行的日期会自动更改。

  用MID函数分别从D2单元格中提取3组数字，然后用DATE函数将其转化为标准的年月日形式的日期，接着在外层套用TEXT函数获得日期对应的星期数。

  第四行内容有姓名、编号、当月扣款/加班、当日扣款/加班，以及三个时段9:00、18:00、19:00。

  根据花名册录入员工姓名和编号。（后续各月能够准确的通过员工离入职实际，增删、修改姓名和编号。）

  保存文件。到此已经绘制好汇总表。在完成数据整理后，我们还会返回此表中进一步设置公式实现自动汇总。

  新建一个名为“整理模板表”的工作表。接着打开打卡记录文件“202211.xlsx”，将“20221101”表的内容全选复制，粘贴到“整理模板表”中。关闭“202211.xlsx”文件。

  定位到I2单元格输入公式“=IFERROR(汇总表!A5,)”并下拉填充（下拉填充行数应该超过当前最大员工数20%及以上，以应对今后可能的员工数增长，增强模板的适用性），将“汇总表”中的所有员工姓名获取过来。

  公式下拉填充行数应该比平常单日考勤最大行数多20%及以上，增强模板的适用性。切记！切记！切记！譬如，日常单日最大考勤量是150行，这里就可以下拉填充到C200。

  这是一个典型的LOOKUP精确查找套路公式。不理解的小伙伴能查看文章《LOOKUP函数用法全解（上）——LOOKUP函数的5种用法》。

  打卡时间需要归类在三个时间段中。（如果一天四次打卡，加上加班时段，则要归属为五个时间段。）

  采用IFS函数进行多条件判断。函数公式=IFS(条件1, 值1, [条件2, 值2 ], [条件3, 值3]...)。符合某个条件，就显示某个值。

  在E列建立“考勤状态”辅助列。在G列和H列建立时间段与状态对应列，方便查找。

  TEXT函数将B2单元格的数值显示为“时分秒”样式的文本。使用VLOOKUP函数进行分区段模糊查找得到状态值。VLOOKUP分区段模糊查找可以看《多条件判断，劝你用VLOOKUP函数模糊查找取代IF函数的一长串公式！》。最后使用“&”将时间和状态和括号连接起来。

  打卡时间在19:00:01及以后的为加班；每小时加班补助10元，超过1小时不足2小时的，四舍五入到整数进行补贴。

  迟到/早退则每次扣10元。（这里简化了，实际可能根据迟到或早退的时长不同，扣款金额不同。）

  ROUND((B22-TIME(19,0,1))*24,0)，用来获得四舍五入后的加班小时数。为何要乘以24？由于时间，如“18:00:02”，在Excel中的本质是一个以天数为单位的小数“0.7500231”，只有乘以24后才得到小时数。

  若公司的考勤规定迟到早退的时长不同扣款金额不同，则需要在公式中计算迟到或早退时长，然后套用Vlookup函数进行分区查找获得不同的扣款金额。

  这里使用SUMIF函数，以$C$2:$C$200为条件区域，以I2的姓名作为条件，合计F列的金额。注意公式中的数据区域大小，如果公司有500人，每天打卡两次，很显然至少$C$2:$C$1001才合适。

  如果您的公司在汇总阶段不合计两者，可以分别列出当日迟到/早退罚款、当日加班奖励。当日迟到/早退罚款公式：

  定位到K2单元格输入数组公式按Ctrl+Shift+Enter 结束，然后向右向下填充：

  这是一个典型的INDEX嵌套MATCH函数引用数据的公式，不明白的可以看文章《INDEX:函数中的精确制导导弹，最强大的瘸子》。

  至此，整理模板表已完成。只要将表中C~M列内容粘贴到其他打卡记录表中，即可自动完成整理。

  打开打卡记录文件“202211.xlsx”，接着切换到打开的“汇总表模板xlsm”,按住Ctrl键依次选中“汇总表”和“整理模板表”，右击选择“移动或复制工作表”。

  在弹出的“移动或复制工作表”对线.xlsx”；位置选“20221101”，表示将上述需要移动的两个工作表放置在此表之前；勾选下方“建立副本”。

  单击“确定”，关闭对话框后，“汇总表”和“整理模板表”附加到当前的“202211.xlsx”文档中。接着另存文件，将文档保存为启用宏的“11月汇总表.xlsm”。

  按Alt+F11打开VBA编辑器，单击“插入→模块”命令，粘贴下列代码，生成一个名为“遍历工作表”的宏。

  代码中使用“FOR EACH”语句来遍历工作簿，并排除名称中包含“表”字的工作表（即汇总表和整理模板表）。设置变量“i”等于3，表示从排位第3的工作表（即每月第1天的工作表）开始粘贴；粘贴的内容复制自排位第2的工作表（Sheets（2），即整理模板表）的“C1:M200”区域。这里的数据区域大小应该要依据前面公式实际填充来修改，譬如公式填充到1000行，则修改为“C1:M1000”。

  然后单击“开发工具”菜单下“宏”按钮，在弹出的“宏”对话框中选择“遍历工作表”，单击“执行”，就可以完成所有打卡表的自动整理。

  接下来需要做的是返回到“汇总表”工作表中进行公式设置，完成整个模板的搭建。由于篇幅原因，我们下篇再来给大家讲解。

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